El objetivo de la presente Política es, garantizar el  cumplimiento de la Ley  1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como la definición de las directrices para la recepción, atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S   realiza algún tipo de Tratamiento.

Con esta política, se pretende garantizar el manejo, reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los usuarios, pacientes, colaboradores, proveedores y terceros de quienes SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S ha obtenido legalmente información. 

Alcance : 

Política  de obligatorio cumplimiento por parte de SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S, su gerente, colaboradores y los demás quienes la representan mediante un vínculo legal, civil o  comercial, cuyo deber legal y corporativo es el de proteger el derecho a la privacidad de las personas, el deber de guardar reserva y discreción sobre los datos de  pacientes, o sobre aquellos relacionados con la situación propia de los mismos, que se llegaren a conocer en desarrollo de sus actividades.

Por las  funciones inherentes de SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S, se recaudan datos de salud, existiendo el deber legal de mantener bajo reserva la Historia Clínica de los pacientes de acuerdo con lo establecido en la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 y las bases de datos del sistema general de seguridad social reguladas por la Resolución 1344 de 2012, Decreto reglamentario 3380 de 1981, Decreto 1570 de 1993.

Definiciones  :

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Por ejemplo; nombre, número de identificación, dirección residencia, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil.
• Datosensible: Aquellos datos que afectan la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ejemplo:  origen racial o étnico, la orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos relacionados a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
• DatoPersonal Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. 
• Dato Personal Público: Dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
• Dato personal semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. 

Tratamiento y finalidades de los datos 

SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S informa que podrá recopilar, almacenar, circular, conservar, transmitir, transferir y utilizar información personal de sus usuarios, pacientes, colaboradores, proveedores, y clientes en el desarrollo de los servicios de salud, y promoción de servicios propios de acuerdo a su objeto.

Con relación a los datos recolectados e incluidos en bases de datos de SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S, se realizará el tratamiento exclusivamente, de acuerdo con las finalidades autorizadas y previstas en la presente política, y en autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. 

Igualmente se realizará tratamiento de datos personales en virtud de una obligación legal o contractual para ello, bajo los lineamientos de políticas de seguridad de la información.

Finalidades :

Con relación a los Pacientes 

1)  Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.

2) Realizar actividades de activación de marca, ventas, telemarketing, servicio al cliente, promociones, directamente o a través de terceros.

3) Implementar estrategias de relacionamiento con pacientes 

4) Desarrollar Gestión de trámites (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes), encuestas de satisfacción con relación a los servicios ofrecidos.

5)  Clasificar, Ordenar, dividir la información suministrada por los Titulares de datos.

6) Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos.

7)  Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

8) Almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos.

9) Comprobación de diagnósticos y conceptos odontológicos, evolución de tratamiento, procesos de Garantía, requerimientos jurídicos, Comités de ética, cumplimiento de estándares de calidad y habilitación de entidades que vigilan a SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S.

10) Control de financiación y facturaciones, verificación de solicitudes de financiación de pacientes ante entidades aliadas, derivadas de la prestación de los servicios odontológicos. 

11) Procesos de programación y confirmación de agendas y atención de citas.

Derechos de los titulares: 

1. 1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

•  Solicitar prueba de la autorización otorgada a SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S.

1.  Ser informado previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
2. Presentar ante las entidades  administrativas ,  Superintendencia de  salud y de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
3. Revocar la autorización y/o  supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La cual procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Deberes de SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S como responsable :

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en la presente Política.
3. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.
4. Actualizar la información cuando sea necesario.
5. Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

Autorización :

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste

1. Por escrito
2. De forma oral 
3. Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. 

Autorización de tratamiento  de datos de niños , niñas y adolescentes :

 Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

1) La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los niños, niñas y adolescentes. 

2)  SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos.

Datos Relativos a la Historia Clínica :

De conformidad a lo dispuesto mediante Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, Artículo 15 modificado por el artículo 2 de la Resolución 1715 del 2005 del Ministerio de Protección Social, la historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo tres (3) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo siete (7) años en el archivo central. 

Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse, siendo así entonces el periodo de conservación legal de veinte (20) años contados a partir de la fecha de su última anotación razón por la cual superado dicho lapso de tiempo SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S se acoge a tal tiempo. 

Procedimiento para ejercer los Derechos por parte de los Titulares :

Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, SANADENT DONTOLOGOS S.A.S tiene dispuestos como canales de contacto los siguientes Canales de Comunicación: 

Teléfonos: 4486126

WhatsApp: 300 617 44 43 / 310 410 48 56 / 317 698 09 27 / 310 410 91 94

Correo electrónico: mercadeo@sanadentodontologos.com.co / direccioncomercial@sanadentodontologos.com.co / administracion@sanadentodontologos.com.co

Donde se podrán presentar todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar autorización.

El reclamo debe dirigirse a SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S. y contener la siguiente información:

• Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada 
• Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto para remitir respuesta e informar sobre el estado del trámite.
• Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
• Presentar la solicitud por los medios de consulta habilitados.

Recibida la solicitud de consulta se procederá con la verificación de la identidad del peticionario. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar los motivos y la fecha en que se atenderá su consulta, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Derechos Garantizados por medio del procedimiento de reclamos : 

1) Corrección o actualización: SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S, garantizará a los titulares de los datos personales incluidos en sus bases de datos, o sus causahabientes, el derecho de corregir, o actualizar datos personales, mediante la presentación de reclamación, al considerar que se cumplen con los parámetros legales o señalados en la presente política de tratamiento de datos personales, relativos a la procedencia de la solicitud de corrección o actualización.

2) Se garantiza  el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o solicitud de supresión, a los titulares de datos personales, respecto de la información contenida en su registro individual o la vinculada con su identificación cuando se considere el cumplimiento de los parámetros establecidos por la ley o señalados en la presente política, garantizando también el derecho de presentar reclamos ante la sospecha de presuntos incumplimientos de la Ley 1581 de 2012 o de la presente política de tratamiento de datos personales.

Responsable del Tratamiento de Datos :

Razón social: SANADENT ODONTOLOGOS  SAS

NIT: 900.665.201-2

Dirección: Calle 33 No.81-17

 Correo Electrónico: administracion@sanadentodontologos.com.co

Teléfonos: 448 61 26

El Oficial de Protección de Datos Personales es la persona encargada de la función de protección de datos.

Seguridad de la información :  

SANADENT ODONTOLOGOS  SAS  adoptará las medidas  administrativas  humanas  y técnicas necesarias para procurar y otorgar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado. Implementara  protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.

El procedimiento incluirá como mínimo, los siguientes aspectos:

1. Capacitación del personal acerca de la Política de Tratamiento de Datos Personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el Tratamiento de estos. 
2. Aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
3. Estructura de las Bases de Datos con el cumplimiento de las normas en los sistemas de información.
4. Elaboración del Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
5. 5) Elaboración de Procedimientos para la realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
6. Elaboración de controles periódicos para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

Este procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo. Su  contenido deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los Datos Personales.

Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y se mantendrá́ vigente mientras se desarrollen las actividades que implican el tratamiento de datos personales en SANADENT ODONTOLOGOS S.A.S. 

Se firma a los 11 días del mes de marzo de 2025.